La importancia del Portal del Empleado, clave para una óptima comunicación en la empresa

Human Resources HR management Recruitment Employment Headhunting Concept.

Durante el período de confinamiento se ha evidenciado en mayor medida la necesidad en las empresas de una herramienta de comunicación con sus empleados, más allá del correo electrónico o el acceso remoto de los documentos que las empresas tienen en sus servidores o en la nube.

El disponer de un portal del empleado en la organización es clave para mantener la comunicación con tus trabajadores de una manera ágil y productiva, dado que centralizamos la operativa dentro del área de RRHH en una única herramienta.

Que opciones debe tener esencialmente esta plataforma por lo que refiere a la parte tecnológica:

APP Para Android e IOS. Rapidez y actualización automática.

APIS (Interface) Permite conexiones desde programas externos y de otros fabricantes.

MULTI-IDIOMA Cada empleado puede elegir en qué idioma quiere ver su portal.

PARAMETRIZACIÓN Nivel muy alto de parametrización en manos del usuario. Posibilidad de construir aplicaciones dentro del portal por el mismo cliente.

PERMISOS Cada responsable de la empresa gestiona a los empleados que tiene a su cargo, sin tener acceso al resto. Y se pueden crear diferentes autorizaciones.

USABILIDAD Una herramienta intuitiva y de fácil uso.

INFORMES Poder visualizar con informes aquellas gestiones realizadas gracias a la trazabilidad del mismo programa.

FIABILIDAD Total garantía de seguridad en la gestión de la información.

Una vez disponemos de un portal actual e innovador, al que todos los empleados puedan acceder de manera fácil y adaptado a las necesidades de la empresa, hemos de asegurarnos que esta herramienta dispone de todas las funcionalidades requeridas en una organización.

A las prestaciones, del portal del empleado esenciales, algunas plataformas las llaman “CORE del programa” y como opciones principales se trabajan datos laborables, gestión de vacaciones, permisos y ausencias, tablón de anuncios, encuestas, gestión de documentos…

La plataforma permite trabajar en un PORTAL INTEGRAL datos como:

El Control de presencia (fichaje): poder fichar desde cualquier dispositivo con geolocalización y poder generar un informe de los fichajes de una    manera sencilla por parte del trabajador, la empresa podrá disponer de un registro, por centros de trabajo, turnos etc.

La Formación de los trabajadores: poder definir los cursos y los temas de cada curso y adjudicarlo a un puesto de trabajo determinado. De esta forma, el empleado sabe qué es lo que la empresa requiere en materia formativa para ese puesto. El empleado puede ver la formación que tiene y poder optar a realizar lo que la empresa le propone.

Los procesos de Selección: poder personalizar los perfiles que necesita, publicitar las ofertas de empleo para cubrir puestos vacantes. Poder gestionar sus propios candidatos y tener un control cv de los perfiles de la propia organización.

Evaluación de competencias de sus empleados: La evaluación del desempeño tiene por objetivo poder hacer una estimación cuantitativa y    cualitativa por parte de los jefes inmediatos y de los empleados de su empresa. Por lo que poder gestionar la excelencia y las competencias de sus empleados. Directorio de competencias, Cuestionario de competencias, Evaluaciones y Autoevaluaciones, en una misma     herramienta sería muy útil y ágil para su valoración

La Gestión de gastos y viajes: poder enviar los gastos de dietas, desplazamientos, desde el dispositivo móvil, e introducirlos directamente en el proceso de control por parte de la empresa.

Partes de trabajo y tareas: poder estar al tanto de los trabajos realizados por cada empleado regularmente, y realizar un seguimiento en todo su camino, desde la Selección, pasando por el Onboarding, hasta el final de su vida laboral en la empresa.

Actualmente muchas empresas gestionan estas actividades en diferentes plataformas o en hojas de Excel propias, pero la solución es buscar una herramienta que pueda integrar al máximo todos estos servicios.

En @GMintegrarrhh lideres en los procesos de mejora ligada a nuevas plataformas de Recursos Humanos, que agilizan la comunicación y eficacia empresarial, se trabaja bajo la premisa de optimización de la información, único dato, visión global, simplificación de gestiones administrativas e integración con otras plataformas, con el objetivo de mejorar la productividad de los departamentos de RRHH y mejorar la comunicación.

Desarrollan un nuevo portal con el que no sólo incrementan su nivel de servicio, sino que ofrecen una consultoría especializada para poder crear un proyecto a medida en cada una de las implantaciones que realizan.

Es esencial ofrecer las máximas garantías, la formación necesaria para una buena gestión, y el soporte necesario desde el inicio del proyecto, para asegurar el éxito completo en la implantación de un portal integrado en la  empresa.